—  office技巧

  • 在Excel中處理數據時,會遇到一些文本算式,要想得到這些文本計算式的結果,可以怎么做呢?有多種方法可以選擇。
  • 在Excel中,條形圖是用來對比數據的一種常用圖表。那么怎樣才能不學圖表卻能l輕松制作條形圖呢?
  • 今天跟大家分享下如何快速的整理考勤數據,這也是一個粉絲問到的問題,下圖就是他們公司的打卡數據,表格中存在一人重復多次打卡的情況,想要提取出第一次打卡以及最后一次的打卡時間,來計算遲到早退,之前都是一個一個提取,非常的耗費時間,今天跟大家分享一種簡單的方法,點點鼠標即可輕松搞定,話不多說,讓我們直接開始吧。 一、加載數據到powerquery 首先我們需要將前兩行表頭刪除掉,然后我們點擊表格的任何一個單元格,點擊【數據】功能組,然后在右側找到【來自表格/區域】隨后在跳出的窗口中勾選【表包含標題】然后點擊確定,這樣的話就會進入到powerquery的編輯界面。 二、轉換數據格式 首先我們按住ctrl鍵選擇前三行數據,然后點擊【轉換】找到【逆透視列】再選擇【逆透視其他列】著這樣的話就日期與打卡時間都會變為豎向顯示。 隨后我們點擊值這一列,也就是打卡時間,然后點擊【轉換】找到【格式】選擇【清除】將表格中的非打印字符都刪除掉,然后我們再點擊【替換值】在查找的值中輸入一個空格,其余的什么都不要輸入然后點擊全部替換。 這樣的話所有的打卡時間都會聚集在一起,但是每5個字符就是一個打卡時間,這樣的話就可以利用拆分將其拆分開,點擊【轉換】然后找到【拆分列】選擇為按字符數拆分,將字符數設置為5個,選擇重復點擊確定,這樣的話就會將數據拆分數據,這樣的話就整理完畢了,只需要【主頁】點擊【關閉并上載】將數據加載到Excel即可。 三、計算遲到早退 因為時間本質上也是數值的一種,可以利用min函數與max函數來提取當天打卡時間的最大值與最小值,也就是第一次打卡時間與最后一次打卡時間。 第一次打卡時間:=MIN(E2:H2) 最后一次打開時間:=MAX(E2:H2) 提取出來后我們就可以利用if函數來計算是否存在遲到早退的情況,這里需要根據自己的實際情況來設置,大家可以動手做一下。 在這里我們利用了powerquery,這個功能是需要版本支持的,需要2016或者版本以上才可使用。 壹人事目前可提供全國中小微企業社保代繳、電子工資條、薪資代發、員工花名冊等一站式人力資源服務。咨詢壹人事“在線客服”或致電400-189-1900了解更多,也可以點擊體驗使用,體驗壹人事的各項產品。
  • 在Word中將2個字的姓名與3個字的姓名對齊,你是不是還在一個一個的敲空格呢?今天跟大家分享2種批量對齊的方法,操作也非常的簡單,話不多說,讓我們直接開始吧 一、調整文字寬度 在這里我們需要將2個字姓名的寬度調整為3個字符的寬度,首先我們需要批量的選擇所有2個字的字符 在這里我們需要先選擇所有的姓名,然后按快捷鍵Ctrl+H調出替換,隨后我們點擊【查找】,在查找值中輸入(?)(?)點擊【更多】勾選【適用通配符】然后選擇在主文檔中進行查找,這樣的話就會選中所有兩個字的姓名 隨后我們我們在段落中點擊帶有左右箭頭的字母A找到【調整寬度】設置為3個字符然后點擊確定即可,至此就將文字批量對齊了 如果設置后還是沒有對齊的話,我們可以點擊【視圖】然后勾選【標尺】,在標尺中拖動左側下方的按鈕向右拖動下直至對齊即可 二、表格法 在這里姓名與姓名之間是有分割符號的(空格),我們可以將它轉換為表格然后再對齊 首先我們選擇姓名,然后點擊【插入】找到【表格】選擇【文本轉換為表格】首先我們需要設置下列數,在這里我們設置為5列,然后將分隔符號設置為空格其余的保持默認點擊確定即可,這樣的話就會將文本轉換為表格 隨后我們選擇整個表格,然后按下快捷鍵:Ctrl+shift+J將表格的對齊方式設置為分散對齊,這樣雖然對齊了,但是姓名距離邊框的位置太近了,這個時候我們需要調出段落的設置窗口,在縮進中分別將內側與外側都設置為1然后點擊確定,這樣的話就能在姓名的前后各縮進一個字符,看起來更加的好看,如果覺得寬度還是比較大的話,可以將表格設置的小一些,最后將表格的網格線去掉然后居中即可,至此就搞定了 以上就是今天分享的2種方法,你更喜歡哪一種呢? 壹人事目前可提供全國中小微企業社保代繳、電子工資條、薪資代發、員工花名冊等一站式人力資源服務。咨詢壹人事“在線客服”或致電400-189-1900了解更多,也可以點擊體驗使用,體驗壹人事的各項產品。
  • PPT中有很多我們經過實際運用后認為十分有用的功能,但是很多朋友還不知道,咱們就來盤點下PPT中那些十分實用的小技巧吧!
  • 在EXCEL表格中用好快捷鍵一定會讓你的工作效率超級高,今天就和朋友一起學習一下最牛的快捷鍵CTRL+E。話不多說,讓我們直接開始吧。
  • 對于Excel初學者,最希望掌握一定的應用技巧和函數公式,由簡入難,循序漸進……今天小編給大家分享10個Excel基礎函數公式,適合于初學者,零基礎讀者。 一、Excel工作表基礎函數:Left、Mid、Right。 Left函數功能:從一個文本字符串的第一個字符開始提取指定長度的字符。 語法結構:=Left(字符串,長度)。 Mid函數功能:從文本字符串中指定的起始位置返回指定長度的字符。 語法結構:=Mid(字符串,開始位置,長度)。 Right函數功能:從一個字符串的最后一個字符開始提取指定長度的字符。 語法結構:=Right(字符串,[長度])。 目的:從“工號”中提取“年份”、“部門編碼”、“序列號”。 方法: 在目標單元格中輸入公式:=LEFT(C3,4)、=MID(C3,6,2)、=RIGHT(C3,3)。 二、Excel工作表基礎函數:Rand、Randbetween。 Rand函數功能:返回≥0且<1的平均分布隨機值。 語法結構:=Rand()。 Randbetween函數功能:返回一個介于指定的數字之間的隨機數。 語法結構:=Randbetween(開始值,結束值)。 目的:生成指定范圍內的隨機值。 方法: 在目標單元格中輸入公式:=RAND()、=RANDBETWEEN(200,500)。 解讀: 如果對生成的隨機值不滿意,可以按F9(或Fn+F9)刷新。 三、Excel工作表基礎函數:Round、Roundup、Int。 Round函數功能:按指定的位數對數值進行四舍五入。 語法結構:=Round(值或單元格引用,小數位數)。 Roundup函數功能:線上舍入數字。 語法結構:=Roundup(值或單元格引用,小數位數)。 Int函數功能:將數值向下取整為最接近的整數。 語法結構:=Int(值或單元格引用)。 目的:對“月薪”按照指定的要求“四舍五入”。 方法: 在目標單元格中輸入公式:=ROUND(H3,1)、=ROUNDUP(H3,1)、=INT(H3)。 解讀: Round、Roundup和Int之間的區別可以結合具體的值進行體會。 四、Excel工作表基礎函數:If、Ifs。 If函數功能:判定是否滿足某個條件,如果滿足則返回一個值,否則返回另外一個值。 語法結構:=If(判斷條件,條件為真時的返回值,條件為假時的返回值)。 Ifs函數功能:檢查是否滿足一個或多個條件并返回與第一個TRUE條件對應的值。 語法結構:=Ifs(條件1,返回值1,條件2,返回值2,條件3,返回值3……) 目的:對“月薪”進行分類,>4000,一等;>3000,二等;>2000,三等;<2000,四等。 方法: 在目標單元格中輸入公式:=IF(H34000,"一等",IF(H33000,"二等",IF(H32000,"三等",IF(H32000,"四等",""))))、=IFS(H34000,"一等",H33000,"二等",H32000,"三等",H32000,"四等")。 解讀: 如果If函數的嵌套次數過多,則容易出錯,此時建議用Ifs函數進行替代,但只能在16版以上的或WPS系統中使用。 五、Excel工作表基礎函數:Upper、Lower、Proper。 Upper函數功能:將文本字符串中的字母全部轉換為大寫形式。 語法結構:=Upper(字符串)。 Lower函數功能:將文本字符串中的字母全部轉換為小寫形式。 語法結構:=Lower(字符串)。 Proper函數功能:將文本字符串中每個字符的首字母轉換為大寫形式。 語法結構:=Lower(字符串)。 目的:對“工號”中的字符進行大小寫轉換。 方法: 在目標單元格中輸入公式:=UPPER(C3)、=LOWER(I3)、=PROPER(J3)。 六、Excel工作表基礎函數:Rank、Sumproduct。 Rank函數功能:返回指定數值在一列數值中相對于其它數值的大小排名,如果多個數值排名相同,則返回平均值排名。 語法結構:=Rank(值,數據范圍,[排序方式]);其中排序方式分為“0”和“1”兩種,“0”或省略為降序,“1”為升序。 Sumproduct函數功能:返回相應的數組或區域乘積的和。 語法結構:=Sumproduct(數組1,[數組2]……);當只有一個數組或區域時,功能和Sum函數的相同。 目的:對“月薪”降序排序。 方法: 在目標單元格中輸入公式:=RANK(H3,H$3:H$12)、=SUMPRODUCT((H$3:H$12H3)/COUNTIF(H$3:H$12,H$3:H$12))+1。 七、Excel工作表函數:Sum、Sumif、Sumifs。 Sum函數功能:對指定區域中的值求和。 語法結構:=Sum(值或單元格引用)。 Sumif函數功能:對滿足條件的單元格求和。 語法結構:=Sumif(條件范圍,條件,[數值范圍])。 Sumifs函數功能:對一組給定條件的單元格求和。 語法結構:=Sumifs(求和范圍,條件1范圍,條件1,[條件2范圍],[條件2]……)。 目的:按指定的要求計算總“月薪”。 方法: 在目標單元格中輸入公式:=SUM(H3:H12)、=SUMIF(E3:E12,"男",H3:H12)、=SUMIFS(H3:H12,E3:E12,"男",F3:F12,"未婚") 壹人事目前可提供全國中小微企業社保代繳、電子工資條、薪資代發、員工花名冊等一站式人力資源服務。咨詢壹人事“在線客服”或致電400-189-1900了解更多,也可以點擊體驗使用,體驗壹人事的各項產品。
  • 在Excel的應用中,離不開函數或公式,如果對一些常見的函數或公式能夠熟練地掌握,對于工作效率的提高絕對不是一點點! 一、Excel函數:Sumif 功能:對滿足條件的單元格進行求和。 語法結構:=Sumif(條件范圍,條件,[求和范圍])。 當參數“條件范圍”和“求和范圍”相同時,可以省略“求和范圍”。 目的:按“性別”統計“月薪”。 方法: 在目標單元格中輸入公式:=SUMIF(D3:D12,I3,G3:G12)。 二、Excel函數:Vlookup 功能:搜索表區域首列滿足條件的元素,確定待檢索單元格在區域中的行序號,再進一步返回選定單元格的值。 語法結構:=Vlookup(查詢值,數據范圍,返回列數,[匹配模式])。 其中匹配模式有“0”和“1”兩種,“0”為精準匹配,“1”為模糊匹配,省略該參數時,默認為模糊匹配。 目的:根據“員工姓名”查詢“月薪”。 方法: 在目標單元格中輸入公式:=VLOOKUP(I3,B3:G12,6,0)。 解讀: 1、查詢值所在的列必須為查詢數據范圍的首列。 2、“返回列數”是相對于“數據范圍”而言的,并不是依據數據源而言的。 三、Excel函數:Text 功能:根據指定的數字格式將數值轉換成文本。 語法結構:=Text(值或單元格引用,格式代碼)。 目的:計算員工的工作時長。 方法: 在目標單元格中輸入公式:=TEXT(F3-E3,"[m]分鐘")。 四、Excel函數:Networkdays.intl 功能:使用自定義周末參數返回兩個日期之間完整的工作日數。 語法結構:=Networkdays.intl(開始日期,結束日期,[統計方式],[節假日])。 當省略參數“統計方式”和“節假日”時,默認按正常的工作日計算。 目的:計算員工的“工作日天數”。 方法: 在目標單元格中輸入公式:=NETWORKDAYS.INTL(E3,F3,1,)。 解讀: 如果有其他節假日,只需在第四個參數中添加單元格區域即可。 五、Excel函數:Countifs 功能:返回一組給定條件所指定的單元格數。 語法結構:=Countifs(條件1范圍,條件1,條件2范圍,條件2……條件N范圍,條件N)。 目的:按“性別”統計“月薪”>2000的人數。 方法: 在目標單元格中輸入公式:=COUNTIFS(D3:D12,I3,G3:G12,""J3)。 解讀: 條件范圍和條件必須成對出現。 六、Excel函數:Datedif 功能:按照指定的統計方式計算兩個日期之間的差值。 語法結構:=Datedif(開始日期,結束日期,統計方式)。 常見的統計方式有“Y”、“M”、“D”,分別為“年”、“月”、“日”。 目的:根據出生日期計算年齡。 方法: 在目標單元格中輸入公式:=DATEDIF(C3,TODAY(),"y")。 解讀: 1、Datedif函數為系統隱藏函數,在說明文檔中是不存在的,各位親在理解語法結構之后直接使用即可。 2、函數Today()的作用為獲取系統當前的日期,所以上述公式的年齡是自動更新的,是最新的年齡,而不是不定不變的。 七、Excel函數:Rank 功能:返回某數字在一組數字中相對于其他值的大小排名,如果有多個值相同,則返回平均值排名。 語法結構:=Rank(值或單元格引用,數據范圍,[排序方式])。 排序方式分為“0”和“1”兩種,即“降序”和“升序”,如果省略,則默認為“降序”。 目的:對“月薪”進行排序。 方法: 在目標單元格中輸入公式:=RANK(G3,G$3:G$12)。 解讀: 省略第3個參數時,默認為降序排序。 八、Excel函數:Sumproduct 功能:返回相應的數組區域乘積的和。 語法結構:=Sumproduct(數組1或單元格區域1……數組N或單元格區域N)。 當只有一個數組或單元格區域時,對元素值進行求和運算。 目的:計算商品的總銷售額。 方法: 在目標單元格中輸入公式:=SUMPRODUCT(C3:C12,D3:D12)。 解讀: 公式的計算過程為:C3*D3+C12*D12,即對應元素乘積的和。 九、Excel函數:Numberstring 功能:按照指定的格式對數值進行大寫。 語法結構:=Numberstring(值或單元格引用,格式代碼)。格式代碼分為1、2、3三種。 目的:對“月薪”進行大寫。 方法: 在目標單元格中輸入公式:=NUMBERSTRING(C3,1)、=NUMBERSTRING(C3,2)、=NUMBERSTRING(C3,3)。 十、Excel函數:RMB 功能:用貨幣格式將數值轉換為文本字符。 語法結構:=RMB(值或單元格引用,[小數位數])。 當省略“小數位數”時,默認保留2位小數。 目的:將“月薪”轉換為貨幣格式。 方法: 在目標單元格中輸入公式:=RMB(C3)、=RMB(C3,1)。 壹人事目前可提供全國中小微企業社保代繳、電子工資條、薪資代發、員工花名冊等一站式人力資源服務。咨詢壹人事“在線客服”或致電400-189-1900了解更多,也可以點擊體驗使用,體驗壹人事的各項產品。
  • 在Excel工作表中,有時需要對數據進行批量的操作,如添加單位,添加小數點,或者添加分隔符等,手動操作費時費力,而且容易出錯,所以必須要掌握批量添加單位、小數點、分隔符的技巧。 一、Excel工作表技巧:批量添加單位。 目的:給“月薪”添加單位“元”。 方法: 選定目標單元格,快捷鍵Ctrl+1打開【設置單元格格式】對話框,選擇【分類】中的【自定義】,在【類型】中輸入:0元并【確定】。 解讀: 數字0代表【常規】格式下的“月薪”,“元”代表需要添加的單位,可以是“萬元”等。 二、Excel工作表技巧:批量添加小數。 目的:將“月薪”精準到“分”。 方法: 選定目標單元格,快捷鍵Ctrl+1打開【設置單元格格式】對話框,選擇【分類】中的【自定義】,在【類型】中輸入:0.00并【確定】。 解讀: 1、格式代碼“0.00”中,小數點前的“0”代表原數值,而小數點之后的“0”代表小數,一個“0”代表一位小數。 2、除了上述的自定義單元格格式的方法外,還可以通過設置數據類型的方式實現。 目的:將“月薪”精準到“分”。 方法: 選定目標單元格區域,快捷鍵Ctrl+1打開【設置單元格格式】對話框,選擇【分類】中的【數值】,并在【小數位數】中輸入2,【確定】即可。 三、Excel工作表技巧:批量添加小數和單位。 目的:將“月薪”精準到“分”并添加單位“元”。 方法: 選定目標單元格,快捷鍵Ctrl+1打開【設置單元格格式】對話框,選擇【分類】中的【自定義】,在【類型】中輸入:0.00并【確定】。 解讀: 格式代碼“0.00元”中,小數點前面的“0”代表原數值,小數點后面的“0”代表小數位數,“元”為需要添加的單位。 四、Excel工作表技巧:批量添加千位分隔符。 目的:給“月薪”添加千位分隔符,方便閱讀。 方法: 選定目標單元格,快捷鍵Ctrl+1打開【設置單元格格式】對話框,選擇【分類】中的【自定義】,在【類型】中輸入:#,## 并【確定】。 解讀: 1、格式代碼“#,##" 中的分割符號為逗號(,),并不是句號(。后.)。 2、除了上述自定義單元格格式的方法外,還可以通過快捷鍵的方式來實現。 目的:給“月薪”添加千位分隔符,方便閱讀。 方法: 選定目標單元格區域,快捷鍵Ctrl+Shift+!即可。 備注: 對于上述兩種方法,你更喜歡或者習慣于哪一種呢?歡迎在留言區交流討論哦! 五、Excel工作表技巧:批量添加千位分隔符和單位。 目的:給“月薪”添加千位分隔符和單位“萬元”。 方法: 選定目標單元格,快捷鍵Ctrl+1打開【設置單元格格式】對話框,選擇【分類】中的【自定義】,在【類型】中輸入:#,##萬元 并【確定】。 六、Excel工作表技巧:批量添加千位分隔符、小數和單位。 目的:給“月薪”添加千位分隔符,精確到“分”,并添加單位“萬元”。 方法: 選定目標單元格,快捷鍵Ctrl+1打開【設置單元格格式】對話框,選擇【分類】中的【自定義】,在【類型】中輸入:#,##0.00萬元 并【確定】。
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